Foire Aux Questions Conseil Syndical

ChouetteCopro est une plateforme de communication qui facilite la résolution d’incidents techniques dans un immeuble, et met en relation occupants, syndic et prestataires techniques.

Accessible via tout smartphone, tablette et ordinateur, le service est recommandé par 93% des utilisateurs – perçu comme utile, simple, favorisant le partage d’informations, responsabilisant les occupants à l’entretien des parties communes.

ChouetteCopro vous aide à :

• • accélérer la résolution des incidents techniques du quotidien, par une déclaration immédiate depuis son mobile et un meilleur partage des informations entre les parties prenantes
  • mieux remonter les incidents : en ayant l’information si l’incident a déjà été signalé, en évitant de remonter plusieurs fois le même incident, avec la possibilité de communiquer la localisation de l’incident et de joindre une photo
  • diminuer les charges de copropriété, parce qu’une copropriété mieux entretenue génère moins de travaux à long terme
  • diffuser et partager des informations facilement vers le plus grand nombre d’occupants, y compris les locataires, qui ne se sentent pas toujours associés à la préservation de l’immeuble dans lequel ils habitent
  • assurer un meilleur suivi opérationnel des problèmes, et pouvoir consulter l’historique des incidents techniques déjà résolus
  • améliorer la communication entre les voisins, pour une ambiance apaisée et une plus grande convivialité

Via leur mobile, les occupants peuvent signaler un problème en choisissant une catégorie d’incident (ascenseurs,…), et prendre une photo si besoin.

Ce signalement est aussitôt envoyé par email à chaque occupant inscrit sur ChouetteCopro ainsi qu’au syndic et au gardien s’il y en a un, permettant aux autres occupants de voir que l’incident a déjà été signalé, et limitant le nombre de signalements.

Les différentes parties prenantes (occupants, conseil syndical, syndic, prestataire technique le cas échéant) peuvent ensuite communiquer sur la prise en charge et la résolution de cet incident via l’application, jusqu’à la clôture de l’incident effectuée par le syndic, le conseil syndical ou l’auteur du signalement.

ChouetteCopro est une WebApp qui fonctionne avec tout type de smartphone, tablette ou ordinateur connecté à internet.

Sur ChouetteCopro, le Conseil Syndical a des droits supplémentaires par rapport aux autres occupants : en tant que Référent de l’immeuble, il peut clôturer un signalement (voire le supprimer si nécessaire) et peut également diffuser des informations vers les occupants dans l’onglet info immeuble : avis de passage d’un prestataire, numéros utiles, note aux occupants, etc.

C’est donc un outil au service du Conseil Syndical, qui permet la traçabilité des incidents courants des parties communes pour une meilleure gestion au quotidien. Il ne remplace pas les échanges physiques ou par email au sein du Conseil Syndical pour les « gros » travaux (ravalement de façade…).

Cf. le guide du Référent

ChouetteCopro permet à un gardien d’être plus visible et plus efficace :

• lui facilitant le travail, il sait rapidement sur quoi et où intervenir,
• valorise son intervention auprès de tous les occupants

Il dispose du même profil utilisateur que les membres du Conseil Syndical.

1. 1. Nous établissons un code spécifique à l’adresse de l’immeuble/résidence, qui permettra aux occupants de se connecter de façon sécurisée.
   2. Nous récupérons les emails des membres du conseil syndical, du syndic et du gardien pour leur créer un compte Référent sur l’application
   3. Nous mettons à disposition une affiche que vous placerez dans les parties communes pour que les autres occupants s’inscrivent d’eux mêmes, à l’aide du code immeuble établi.
   4. Nous pouvons également envoyer un emailing aux occupants dont vous connaissez les emails pour les inciter à s’inscrire au service.

Le syndic a accès au service. Il peut, via une plateforme spécifique que nous lui fournissons, engager le prestataire technique lors d’un incident le justifiant.

En terme de communication, il peut en fonction de son choix et du vôtre :

• soit recevoir l’ensemble des communications au fil de l’eau par email
• soit recevoir un email récapitulatif journalier, pour limiter le nombre d’emails éventuellement reçus
• soit ne pas être alerté par email sur les signalements identifiés, charge au Conseil Syndical dans ce cas ou au gardien de lui transférer l’alerte email pour l’envoi d’un Ordre de Service au prestataire technique (via la plateforme que nous lui fournissons, ou via ses outils existants)

Son intérêt dans l’utilisation de ChouetteCopro : mieux communiquer auprès de ses clients, être plus productif (moins d’appels reçus/moins d’emails), et avoir un meilleur niveau d’information sur la vie de l’immeuble.

ChouetteCopro est un service neutre et indépendant du travail du syndic, qui met en relation les parties prenantes pour une meilleure communication au quotidien et une meilleure gestion des incidents techniques d’un immeuble.

ChouetteCopro favorise aussi la cogestion du Conseil Syndical et du syndic, pour permettre au Conseil Syndical d’avoir des outils supplémentaires, et rendre le syndic plus efficace dans l’exécution de ses prestations. Le service permet de responsabiliser l’ensemble des occupants, qu’ils soient propriétaires ou locataires.

Notre plateforme ne remplace donc en aucun cas la relation de proximité de votre syndic, ni ne se substitue à l’ensemble des tâches lui incombant.

ChouetteCopro est un outil complémentaire de l’extranet du syndic.

Sur l’espace client du syndic :

• seuls les copropriétaires y ont accès, et non les locataires
• le contenu est en général relatif aux contrats et aspects financiers/appels de fonds liés à l’immeuble, voire la possibilité de paiement en ligne
• l’outil est proposé par votre syndic, sans portage des données garanti lorsque vous décidez d’en changer

ChouetteCopro gère davantage le quotidien de l’immeuble :

• accessible à tous les occupants,
• orienté gestion technique collaborative et mise en relation/échanges entre parties prenantes
• fonctionnant sur mobile et tout écran
• liée à l’immeuble, restant accessible en cas de changement de syndic

Cela n’est jusqu’à présent jamais arrivé (sur plusieurs centaines d’immeubles déjà connectés au service), sachant que :

• les auteurs des signalements sont identifiés par leur nom/prénom, ce qui responsabilise normalement chacun
• l’appli canalise les contenus, ce qui évite le n’importe quoi
• le Conseil Syndical et le syndic peuvent supprimer un signalement abusif a posteriori, si besoin
• possibilité de modérer les propos en cas de besoin, voire supprimer des signalements ou comptes utilisateurs

Notre plateforme est hébergée par un prestataire professionnel, sur un serveur sécurisé situé dans une salle blanche (accès redondant 24h/24, 7j/7), avec un niveau de sécurisation des infrastructures important.

Non, notre modèle économique est un abonnement direct auprès des utilisateurs, ce qui vous préserve de ce type de procédés.

Pour découvrir des tutoriels d’utilisation et les bonnes pratiques sur la plateforme, cliquez ICI ! 😉