FAQ Gestionnaire - Logiciel métier SPI

L’interconnexion permet aux données basées dans SPI, d’être synchronisées et envoyées vers ChouetteCopro (et non l’inverse).

Voici la liste des données synchronisées :

• Le portefeuille par gestionnaire et assistant
• Les noms, adresses et mouvements (ajout/retrait) copropriétés/logements
• Les noms, prénoms et emails des occupants

La synchronisation s’effectue à horaire fixe, à 6h30 du matin tous les jours.

L’interconnexion marche dans un sens : de SPI vers ChouetteCopro.

L’ajout, la suppression, la modification des informations relatives aux copropriétés, copropriétaires, les gestionnaires et les prestataires sont synchronisées.

Les demandes de devis et demandes d’interventions faites sur SPI ne sont pas synchronisées sur ChouetteCopro.

Il faut créer vos demandes de devis et demandes d’interventions directement sur ChouetteCopro.

Si vous souhaitez modifier votre nom et prénom, nous vous invitons à modifier ces données sur votre logiciel métier. Sur votre fiche utilisateur, vous pouvez également modifier l’adresse email et le numéro de téléphone. Ces informations se mettront à jour lors de la prochaine interconnexion. 

Allez dans l’immeuble en question et mettez à jour l’onglet organisation.

Allez dans le catalogue des baux, cliquez sur numéro de mandats et complétez les champs gestionnaire et assistant.

Il vous suffit d’enregistrer une nouvelle copropriété dans votre logiciel métier et de bien penser à indiquer les rattachements gestionnaires (voir mention ci-dessus 4.1)

Il vous suffit d’enregistrer un nouveau logement dans votre logiciel métier et de bien penser à indiquer les rattachements gestionnaires (voir mention ci-dessus 4.2)

L’immeuble est désactivé de ChouetteCopro lorsque le mandat passe en non actif.

Le logement est désactivé de ChouetteImmo lorsque la date de résiliation du mandat est dépassé

Chez ChouetteCopro, vous ne pouvez pas avoir un compte occupant et un compte gestionnaire avec la même adresse email. Nous vous invitons donc à modifier l’adresse email copropriétaire avec une adresse email personnelle. Ces modifications devront être prises en compte lors de la prochaine interconnexion.

Dans un premier temps, vérifiez que le gestionnaire en question est bien inscrit sur ChouetteCopro. 

Si le gestionnaire est inscrit sur la plateforme, il faut vérifier :

• Qu’il utilise le bon navigateur : Google Chrome
• Qu’il a bien supprimé ses cookies

Comment supprimer ses cookies :

1. Ouvrir une page Google Chrome
2. Se rendre sur la page de ChouetteCopro
3. Cliquer sur le cadenas en haut à gauche, puis sur « Cookies »
4. Cliquer sur supprimer autant de fois qu’il y a de cookies

Si le gestionnaire n’est pas inscrit sur la plateforme, nous vous invitons à l’inscrire via SPI et à enregistrer votre profil sur les immeubles (cf. 4.1 et 4.2). 

Dans un premier temps, vérifiez que l’occupant en question est bien inscrit sur ChouetteCopro.

Sélectionnez l’immeuble où réside l’utilisateur, puis cliquez dans « Mon immeuble » puis « Configurer ».

Rendez-vous en bas de page où figure la liste des occupants inscrits.

• Si l’occupant est inscrit sur la plateforme, vous pouvez lui renvoyer une invitation.
• Si l’occupant n’est pas inscrit sur la plateforme, vérifiez que l’occupant soit bien inscrit dans SPI.
• Si l’occupant n’est pas inscrit sur SPI, nous vous invitons à renseigner son email impérativement. Il sera automatiquement inscrit sur ChouetteCopro à la prochaine synchronisation.

La synchronisation s’effectue à horaire fixe, à 6h30 du matin tous les jours.

Si cela ne fonctionne toujours pas, l’occupant doit :

• Vérifier qu’il utilise le bon navigateur : Google Chrome
• Supprimer ses cookies

Comment supprimer ses cookies :

1. Ouvrir une page Google Chrome
2. Se rendre sur la page de ChouetteCopro
3. Cliquer sur le cadenas en haut à gauche, puis sur « Cookies »
4. Cliquer sur supprimer autant de fois qu’il y a de cookies

Si l’occupant est inscrit sur SPI :

Nous vous invitons à envoyer un email à l’adresse suivante : support@chouette.immo  

Dans un premier temps, vérifiez que le prestataire en question est bien inscrit sur ChouetteCopro.

Sélectionnez un immeuble dans le menu déroulant puis cliquez dans « Gérer » puis « Prestataires ».

Vous pouvez ensuite chercher le prestataire à l’aide de la barre de recherche « Prestataires ».

Si le prestataire est bien inscrit, il convient de vérifier :

• que l’email renseigné est correct
• que le prestataire ouvre la plateforme depuis un navigateur CHROME
• qu’il a bien supprimé ses cookies

Comment supprimer ses cookies :

1. Ouvrir une page Google Chrome
2. Se rendre sur la page de ChouetteCopro
3. Cliquer sur le cadenas en haut à gauche, puis sur « Cookies »
4. Cliquer sur supprimer autant de fois qu’il y a de cookies

Si le prestataire n’est pas inscrit sur la plateforme, nous vous invitons à le rajouter sur votre logiciel métier. Son compte sera pris en compte lors de la prochaine interconnexion. 

Le prestataire sera automatiquement intégré à la base de données des prestataires et vous pourrez systématiquement le retrouver quand vous ferez une demande de devis ou d’intervention.

Lorsque le signalement est ouvert à tout le monde, les occupants sont notifiés et voient qu’une demande de devis est en cours mais ne voient pas le détail. 

Quant aux référents, ils peuvent accéder au détail de la demande de devis si vous leur avez partagé l’accès.

La création d’un signalement entraîne toujours les notifications email associées. 

Ainsi, en cas d’erreur lors de la création d’un signalement, il n’est pas possible de revenir en arrière par rapport à ces notifications envoyées.

Ce que nous vous recommandons est de publier un erratum (“Bonjour, ce signalement a été créé par erreur, ce dont nous nous excusons, veuillez ne pas en tenir compte.”) en commentaire puis de clôturer le ticket.

Dans l’hypothèse où il s’agirait d’un cas particulièrement grave et urgent, vous pouvez prendre contact avec nous pour envisager une suppression.

Afin de modifier vos informations personnelles (adresse email, nom, prénom, numéro de téléphone), vous devez effectuer cette action directement dans SPI.

Vous pouvez modifier les informations suivantes sur la plateforme ChouetteCopro :

• Vos alertes par email (toute personne n’ayant jamais finalisé son inscription est paramétrée par défaut en récapitulatif journalier)
• La visibilité de la pastille de notification sur les signalements
• Votre mot de passe

Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « mon compte ». 

Cliquez ensuite sur le bouton « modifier mes informations ».