Guide du Gestionnaire

ChouetteCopro est une plateforme de communication qui simplifie l’entretien des parties communes, et met en relation les occupants, le Syndic et les prestataires techniques de l’immeuble.

Accessible sur tous les écrans (smartphones, tablettes et ordinateurs), ChouetteCopro vous permet de mieux communiquer auprès de vos clients, d’avoir un meilleur niveau d’informations sur l’immeuble et d’être plus productif grâce à une diminution des sollicitations.

Il existe trois profils sur la plateforme :

• Les occupants : propriétaires ou locataires
• Les référents : les membres du Conseil Syndical et les gardiens
• Le gestionnaire : le Syndic

Rendez votre travail visible auprès de vos clients : souvent les actions du quotidien d’un gestionnaire sont peu reconnues par les occupants d’un immeuble et entrainent des insatisfactions non justifiées. Avec ChouetteCopro, votre efficacité est valorisée et vous êtes en mesure d’anticiper les réclamations de vos clients.

Gérez plus efficacement les incidents techniques : communiquez facilement vers l’ensemble de vos clients et fournisseurs : moins d’appels/emails à traiter de la part des occupants et moins d’appels/emails à passer vers vos fournisseurs pour pouvoir vous concentrer sur la relation client et le conseil.

Diffuser et partager des informations facilement vers le plus grand nombre d’occupants, y compris les locataires, qui ne se sentent pas toujours associés à la préservation de l’immeuble dans lequel ils habitent.

Assurer un meilleur suivi opérationnel des problèmes, et pouvoir consulter l’historique des incidents techniques déjà résolus.

Paramétrez facilement les modes de communication de vos immeubles : Parce qu’un immeuble de votre parc ne ressemble à aucun autre, vous avez le contrôle sur le paramétrage de l’application et les modes de communication sont souples et agiles.

Améliorez l’expérience client et différenciez-vous sur le marché : sensibilisez les occupants à l’entretien de l’immeuble grâce à une plateforme ludique qui permettra de prendre soin de leur bien commun. Restez en contact avec vos clients et facilitez le lien avec les prestataires techniques afin de réduire la chaine d’information et le temps de résolution d’un incident.

Pour information, les occupants sont soumis à la Charte suivante, qu’ils acceptent lors de leur inscription :

• Utiliser l’application pour tout signalement plutôt que de contacter directement le gestionnaire.
• Signaler seulement les incidents relatifs aux aspects techniques des parties communes de votre immeuble.
• Les signalements sans rapport avec la gestion technique du bâtiment (ex : remontée d’incivilité, communication entre occupants) sont tolérés s’ils sont constructifs et bénéficient à tous.
• S’assurer que l’incident n’a pas été déjà signalé sur la plateforme avant d’en déclarer un nouveau (pour plus d’efficacité dans la résolution).
• Éviter les signalements abusifs qui n’ont pas de rapport avec la copropriété et ne pas tenir de propos diffamants ou irrespectueux.

Ce seront les membres du Conseil Syndical dans le cas d’une copropriété, et/ou le gardien de l’immeuble s’il y en a un. L’outil étant collaboratif, plusieurs référents pourront coexister de manière profitable pour la communauté.

Les Référents sont les oreilles et les yeux du Syndic : ce dernier n’étant pas sur place, les mieux placés pour rendre compte de l’actualité de l’immeuble sont ceux qui y vivent !

Les Référents sont identifiables sur la plateforme grâce à une petite chouette à côté de leur nom.

Parc
Nombre d’immeubles qui composent votre parc ainsi que le nombre de lots.

Signalements
Nombre de signalements classés selon leur statut : à traiter, en cours et clôturés.

Ordres de Services
Nombre d’Ordres de Services passés, sur tous les immeubles du parc. Vous avez accès aux signalements et aux PDF envoyés aux prestataires techniques.

Prestataires
Vous pouvez consulter ici la liste de vos prestataires techniques. Vous pouvez les ajouter ou les retirer de vos favoris. La fonction « Favoris » vous permet de sélectionner plus rapidement et facilement le prestataire en question lorsque vous envoyez un Ordre de Service.

Utilisateurs
Vous pouvez consulter ici la liste des utilisateurs : combien de Référents sont inscrits, combien d’Occupants. Vous pouvez également connaitre le statut d’un Occupant (Locataire ou Propriétaire). Enfin vous pouvez voir l’activité de chaque utilisateur sur les derniers 90 jours.

Signalements
L’onglet signalements vous permet de consulter tous les signalements de l’immeuble. Ils sont classés en trois colonnes :

• A traiter: ni le Conseil Syndical, ni le gestionnaire ne sont intervenus sur les signalements de cette colonne
• En cours: il y a déjà eu une intervention sur ces signalements soit par le Conseil Syndical, soit par le gestionnaire
• Clôturés: tous les signalements qui sont résolus apparaissent dans cette colonne. Cela vous permet de disposer d’un historique des incidents de l’immeuble.

Le passage d’une colonne à une autre se fait automatiquement dès lors qu’une mise à jour est effectuée par le Gestionnaire ou un Référent.

Lorsque vous cliquez sur un signalement, le détail de ce dernier apparait. Vous pouvez ensuite effectuer 4 actions :

Répondre : cela vous permet d’écrire un commentaire. Des messages types sont préenregistrés et vous permettent de répondre en quelques secondes à vos clients. Votre réactivité générera de la satisfaction !

Clôturer : ce bouton vous permet de fermer la discussion sur ce signalement lorsque ce dernier est résolu. Il apparaitra alors dans la colonne des signalements clôturés.

Supprimer un abus : comme le stipule la charte d’utilisation, les propos inappropriés ne sont pas tolérés sur la plateforme. Ce bouton vous permet donc de supprimer les signalements abusifs ou les doublons.

Envoyer un OS : pour l’envoi de l’Ordre de Service, il existe deux options :

• Créer l’OS directement sur ChouetteCopro
  ChouetteCopro vous permet d’affecter votre prestataire technique sur un ordre de service en quelques clics et d’en informer vos clients :
  1. Sélectionnez le signalement en question puis cliquez sur le bouton « Envoyer un OS »
  2. Sélectionnez le prestataire, qui aura été préalablement inscrit sur notre plateforme par récupération de votre base fournisseurs et remplissez les différents champs.
  3. Cliquez sur « Valider » et des emails sont envoyés :
     • vers votre prestataire avec l’OS en pièce jointe et le signalement original, accompagné éventuellement d’une photo pour faciliter la préparation de l’intervention
     • vers les occupants pour les notifier que le syndic a fait son travail
• Créer l’OS sur votre logiciel de gestion habituel et l’envoyer via ChouetteCopro :
  1. Créez un OS avec votre outil de gestion, comme vous en avez l’habitude
  2. Oubliez votre outil d’email pour son envoi, et utilisez ChouetteCopro :
     • Sélectionnez le prestataire, qui aura été préalablement inscrit sur notre plateforme par récupération de votre base fournisseurs
     • Sélectionnez la date d’intervention souhaitée
     • Insérez la pièce jointe de votre OS (pdf) provenant de votre ERP
  3. Cliquez sur envoyer et les emails de notification partent vers le prestataire et les occupants

  Passer par ChouetteCopro ne fait pas doublon avec votre travail, dans la mesure où cela vous permet de diminuer les sollicitations entrantes et sortantes. Les avantages pour le Gestionnaire sont donc :

  • Pas de changement d’outil ni de changement dans votre processus de réconciliation des factures
  • Suivi des interventions des prestataires plus simple : relance automatique par email, confirmation de la date d’intervention, et compte rendu sommaire après intervention.

Vous recevez un email ou un appel concernant les parties communes de la résidence ? Créez un signalement afin d’avertir les autres occupants que le problème a déjà été signalé et évitez ainsi les sollicitations en doublon.

Sélectionnez la catégorie adéquate, puis précisez la localisation si nécessaire (étage etc.). Vous pourrez ensuite décrire sur un texte court (mais précis !) l’incident, et prendre une photo pour l’illustrer.

Les Référents de l’immeuble et le Syndic ont la possibilité de choisir leur(s) destinataire(s). Ils peuvent communiquer entre eux ou vers un occupant en particulier.

Afin d’éviter un afflux d’emails trop important pour vous gestionnaires, un filtre Référent/Gestionnaire peut être activé à la demande du Syndic ou les membres du Conseil syndical.

Cela peut être le cas sur des immeubles de taille relativement importante dans lesquels la communication doit être canalisée.

Lorsque le filtre est activé sur une copropriété, les Référents ont la possibilité de partager le signalement avec le Gestionnaire en cochant la case « Partager avec le Gestionnaire ».

S’il ne coche pas la case « Partager avec le Gestionnaire », le signalement ne sera visible que des Occupants et des Référents. Cela concerne les « Messages entre voisins » et tous les signalements qui n’ont pas de lien direct avec la gestion technique du bâtiment.

Cet onglet vous permet de consulter tous les ordres de services que vous avez passés sur l’immeuble. Vous avez accès au signalement et au PDF envoyé aux prestataires techniques.

Dans cet onglet, vous pouvez diffuser les infos générales qui concernent l’ensemble des occupants et qui sont habituellement affichées dans le hall de l’immeuble. Vous pouvez utiliser des modèles d’infos immeuble modifiables à votre convenance. Les messages préremplis portent sur :

• Les avis de passage
• Les notices d’utilisation
• La collecte des encombrants
• Les règles de bon voisinage
• Les numéros utiles
• Les congés annuels

Vous avez la possibilité de joindre des photos et des documents PDF dans vos infos immeuble.

La fonctionnalité « sondage » permet désormais aux membres du Conseil Syndical et aux Syndics de sonder les Occupants de leur immeuble.

Grâce à cet outil, vous pourrez effectuer des recensements dans votre immeuble sur de nombreux sujets :

• La date pour l’AG ?
• Est-ce qu’il faut mettre en place des bornes de recharge électrique ?
• Est-ce qu’on devrait installer des caméras de vidéosurveillance ?

1. Aller dans « Infos immeuble »
2. Cliquer sur « Nouveau sondage »
3. Compléter votre sondage : indiquez quel est l’objet de votre sondage, puis posez votre question, détaillez les réponses possibles et le nombre de réponses acceptées : une seule ou plusieurs.
4. Confirmation : une confirmation vous sera demandée lorsque vous validerez votre sondage.

Une fois que le sondage est validé, un mail de notification sera envoyé à tous les occupants pour les inviter à répondre.

Quatre jours après la publication, une relance automatique sera envoyée à l’ensemble des personnes qui n’ont pas répondu au sondage.

A la clôture d’un sondage par son auteur (membres du Conseil Syndical ou Gestionnaires), les résultats sont envoyés par email aux occupants.

Lorsque le sondage est clôturé, sa case est grisée.

Cette rubrique vous permet de déclarer vos sinistres directement via votre plateforme ChouetteCopro. Pour cela, vous pouvez :

• Compléter la déclaration
• Ajouter des pièces jointes (devis, photos, facture, notes…)
• Imprimer ou sauvegarder en PDF
• Transmettre à l’Assureur
• Envoyer des messages à l’Assureur

Afin de pouvoir transmettre les déclarations de sinistre à votre assureur, il faut que ce dernier soit inscrit sur ChouetteCopro.

Pour cela, communiquez-nous ses coordonnées et nous l’inscrirons.

Une fois l’assureur inscrit sur la plateforme, il  faut compléter son numéro de police d’assurance.

1. Cliquer sur l’onglet « Configurer l’immeuble »
2. Sélectionner l’agent d’assurance de l’immeuble
3. Inscrire le numéro de police d’assurance puis Valider

Si vous n’êtes pas partenaire avec AXA, vous pouvez uniquement compléter et imprimer les déclarations de sinistre sur ChouetteCopro. Vous ne pouvez donc pas les transmettre à l’assureur. Vous devrez le faire manuellement en dehors de la plateforme.

Vous pouvez dans cet onglet mettre à jour les informations de l’immeuble :

• Une photo du bâtiment
• Les codes d’accès
• La personne à contacter sur place

Il est important de tenir à jour ces informations car elles figureront sur les ordres de services transmis aux prestataires techniques.

Cet onglet vous permet également de changer le profil des utilisateurs : faire passer un Occupant en Référent ou rétrograder un Référent en Occupant.

Dans cet onglet vous trouverez l’affiche comportant le code immeuble qui permet de s’inscrire sur ChouetteCopro. Vous pouvez l’imprimer et la fixer dans les parties communes afin d’informer les habitants que leur immeuble est connecté à ChouetteCopro et leur fournir les informations nécessaires à leur inscription.

Dans le coin supérieur droit de votre écran, vous pourrez accéder à votre compte et le configurer.

À tout moment, vous pouvez modifier les informations vous concernant et générer un nouveau mot de passe.

Vous préférez ne recevoir qu’un récapitulatif journalier des signalements de votre immeuble ?

Chez ChouetteCopro, on s’adapte à vos besoins et il suffit d’aller dans l’onglet Mon compte et de cliquer sur « modifier mes alertes » pour choisir la fréquence des notifications qui vous convient le mieux !

En choisissant le récapitulatif journalier, vous recevrez un mail chaque jour à 8 heures avec les signalements des dernières 24 heures. Notez que vous serez toujours averti en cas de nouveau signalement.

Paramétrez par catégorie les notifications email que vous souhaitez recevoir en allant dans l’onglet Mon compte.

Une catégorie « Message entre voisins » a été créée pour permettre aux Occupants d’échanger sur des sujets qui ne demandent pas d’interventions de votre part.

Cliquez sur le bouton « Modifier » devant la catégorie « Message entre voisins » et vous ne recevrez plus de notification concernant cette catégorie. Par défaut, le Gestionnaire est désabonné de cette catégorie.

Vous pouvez vous réabonnez à tout moment si vous le souhaitez.

Pour vous aider à avoir la communication la plus chouette possible, nous avons sélectionné pour vous quelques bonnes pratiques d’usage de la plateforme.

En tant que Gestionnaire, les utilisateurs attendent de vous que vous soyez présents sur la plateforme. Plus vous serez présents et réactifs et plus vos clients seront satisfaits ! Tenez-les au courant et vous éviterez un trop plein de réactions généré par les inquiétudes de chacun. L’enjeu est de rassurer en montrant que le sujet est pris en compte.

Afin de vous accompagner dans cette démarche, ChouetteCopro vous permet en quelques secondes de prendre en compte les signalements de vos clients. Lors de la réception du mail de notification vous pouvez accéder directement à la plateforme depuis le lien présent dans le mail, sélectionner un message type et répondre à vos clients.

Chouette non ?

Un occupant vous a remonté un incident par téléphone ou par email ? Partagez l’information avec les occupants en créant un signalement sur la plateforme. Cela permettra de mettre tout le monde au courant et d’éviter d’autres sollicitations individuelles.

Plus vous anticiperez les demandes en fournissant les informations à vos clients, moins vous recevrez de sollicitations ! Notice d’utilisation du radiateur, avancement des travaux, compte rendu d’échanges avec les prestataires – plus tôt on communique, moins les échanges seront fournis.

Vous pouvez également poster une info immeuble rappelant les principaux points de la charte d’utilisation ou du règlement de la copropriété. Vous trouverez un modèle « règles de bon voisinage » dans les réponses types lors de la rédaction de votre info immeuble.

Enfin, lorsqu’un incident surgit de manière inattendue, publiez une info immeuble afin d’avertir tous les occupants du problème.

Votre tableau de bord est structuré de façon à vous simplifier la tâche. Aussi il est important de penser à clôturer les signalements qui sont résolus. En effet, cela permettra d’arrêter les commentaires sur le signalement en question mais aussi de passer ce dernier dans la colonne « clôturés ». Cette colonne vous confère des avantages : la traçabilité et l’historisation des incidents est facile à réaliser et vous permet d’organiser vos réunions avec des éléments de réflexion supplémentaires : quels sont les incidents les plus récurrents, qu’est ce qui peut être amélioré dans la gestion quotidienne, etc.

Noter que le Conseil Syndical est lui aussi habilité à clôturer les signalements tout comme les auteurs des signalements en question.

Cette action vous confère deux avantages. Tout d’abord, votre action sera visible par les utilisateurs et leur fera donc savoir que vous avez fait votre travail. Ainsi, moins de sollicitations pour vous et de la satisfaction pour vos clients. Deuxièmement, la plateforme relancera automatiquement le prestataire si celui-ci ne répond pas à votre demande. Il pourra alors rendre compte sur la plateforme et aux yeux de tous du suivi de la résolution de l’incident.

Dans le cadre de la gestion locative, le gestionnaire et le bailleur peuvent désormais échanger entre eux au sein même de la plateforme que ce soit pour des signalements ou des mises à jour sans pour autant déranger le locataire et valoriser votre métier.

Pour effectuer un nouveau signalement :

Pour utiliser la discussion privée lors d’un signalement, il vous suffit de sélectionner l’interlocuteur « Bailleur ».

Le bailleur sera notifié et sa réponse sera seulement visible par le gestionnaire

Dans le cadre de la mise à jour d’un signalement du locataire :

Dans le cadre d’un signalement fait par le locataire , vous pouvez à tout moment échanger avec le bailleur uniquement. Il suffit de sélectionner l’affichage par discussion Gestionnaire / Bailleur pour mettre à jour uniquement vers le bailleur.

Vous avez une question particulière, ou simplement besoin d’un coup de pouce ? Nous sommes disponibles à l’adresse contact@chouettecopro.com

En vous souhaitant une bonne utilisation,

L’équipe ChouetteCopro